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効率的な会議の進め方 – オンライン会議でも使えるファシリテーション技術のすすめ

2022 4/02
論理的思考
2021-03-09 2022-04-02

ビジネスには会合や会議はつきものです。
私もコンサルティングをしていたときは、何度もお客様との会議を開催してました。

話すことが苦手なので、とにかくいろいろと試して自分なりのスタイルを確立していきました。
内勤になってからは回数は減りましたが、今でも会議を主催することはあります。

今回は会議を生産的なものにするためのファシリテーションの技術をご紹介します。

また、うちの会社は20年くらい前からほとんどの会議がリモートです。
その経験からリモート会議でのファシリテーションについてもご紹介します。

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タップできる目次

ファシリテーションとはなにか

会議って、なんのためにやっているのかわからない、という人も多いと思います。

特に自分一人でやって結果が出ている人にとっては時間の無駄以外、何者でもないでしょう。

ですが、考えてみてください。

年齢も上がってくれば、他の人への貢献も求められるようになってきます。

他の人と話し合い、ときにはサポートを受けながら、組織全体での結果を出すことが必要になってきます。

そんなとき効率的な会議やミーティングのスキルが必要になってくるのです。

そのためのスキルがファシリテーションです。

ファシリテーションについてはたくさんの書籍が出てますので、手にとって読んでみてください。

私は下の堀さんの本を読んで勉強しました。おすすめです。

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ファシリテーションのやり方

ファシリテーションはいろいろな技術の集合です。

なので人それぞれ、やり方が違います。

私もいろいろな本を読んだり情報を集めたりしているうちに出来るようになった感があります。

なので、一通りの流れの中で説明していこうと思います。

事前にやること

ミーティング開催が決まったら、事前にやることがあります。

大体以下の通りのことをやると思います。

事前にやることリスト
  • ミーティングの目的の確認
  • 参加者を決める
  • 日時の調整
  • 会議室の予約
  • 使う資料の用意(事前配布)
  • ミーティング開催の通知

これらについては普通はやっていることだと思いますので、特別なことはありません。

強いて言えば「参加者は必ずステークホルダーを呼ぶこと」でしょうか。

ステークホルダーというのは「その会議の決定事項に影響を受ける人」です。
例えば仕事内容が変わったり、仕事仲間が変わったり、する人を指します。

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ミーティング中

アイスブレイクしてエンジンを温める

私はあまりないのですが、「初対面だと話せない」という人は多いと思います。

あなたが議事進行で、参加者があまり話さない人たちというミーティングを想像してみてください。

前半は発言がなく後半になってから急に議論して時間が足りなくなってしまった!

ということはよくあると思います。

最初からその調子で議論していれば、と思うことでしょう。対策として、

ミーティングの前の時間があるときに少し会話をする

ようにします。

すると場が和み、発言しやすい雰囲気になります。

天気の話題でも何でも構わないので、とにかく少し会話するようにしましょう。

こういう技術を「アイスブレイク」と呼びます。

ミーティングの開始時間になったら

ミーティングの目的を宣言する

ミーティングが始まったら、まず最初に

「このミーティングで何を決めるのか」、「このミーティングの目的はなにか」

を宣言し、ホワイトボードに書いておきます。
(書くものがない場合は、宣言するだけでも構いません。)

これをすることで、

  • 何のために集まったのか、再確認になります。
  • 何のために集められたのか知らないメンバーもテーマを理解できます。
    そういう人たちも最初から議論に参加できます。
  • 話が横道にそれることを防げます。
  • 会議でなにも決まらなかった、ということが防げます。

最初から建設的な討論をするためには必須です。必ずやりましょう。

ミーティングの目的ですが、大体以下のようなタイプになると思います。

  • 状況の確認
  • 方針の決定・徹底
  • アイデア出し

例えば通常国会は「予算案を評価して通すか通さないかを決める」という目的があります。予算が出ないと政府の機能が停止しますので、大事な役割を果たしています。

開始時間を守り、会議も短く終わらせる

日本だとケースバイケースですが、基本的に遅れて来る人を待ってると、ダラダラと時間が過ぎていく文化ができてしまいます。

来ないようなら、待たずにはじめてしまいます。

また、だらだらと長引くミーティングも時間の無駄です。

目的が達成されていれば、時間が余っても終了しましょう。

会議は参加者の時間をブロックしていることを認識しましょう。

余談ですが、5分や10分で終わるミーティングが実際にあります。
アメリカ人のミーティングは特にそうです

決めることのリストが画面やホワイトボートにあって、全員画面を見ながら

「これはこうする」「これの状況は」

と一つ一つ確認して終了、という感じです。本当にドライです。

こういう短い会議で、時間通りに来ない人を待ってることはありません。
参加しなかった人間は参加する気がなかったとみなされます。

ホワイトボードに書きながらすすめると、発言が多くなる

これをやることで会議メンバーがリアルタイムで情報を共有できるようになります。

これは本当に大事なことです。つぎのような利点があります。

  • 参加者は話し合いがどこまで進んでいるかをすぐ理解できる
    • 集中が切れて話を聞き逃しても大丈夫
    • 他人の意見が理解できないときでも、書いてあればわかる
    • 意見同士の関係がひと目で分かる。例えば、反対意見、同意意見、別の意見など
    • テーマと関係ない意見が出てきても、関係ないとすぐわかる
  • 複雑になりやすい論理的手法を使える
  • 議事録に残すのが簡単になる

ホワイトボードに図解しながら、もしくはパワポやワードでタイプしながら進行します。
(パワポやワードだとコピペで議事録が作成できます。)

今は電話会議システムで PC の画面共有ができますので、そこに書きながら進めていけますね。

実はこれをすると、意外に発言が多くなります。

たぶん会議は苦手という人は恥ずかしさより、「今、何の議論をしているのか、わからなくなってしまった」という人が多いのではないか、と推察します。

また、テーマと関係ない意見がすぐ分かるようになります。

でもテーマと関係ない意見が出てきても、捨てずに画面の隅に残しておきます。

後で話すことにすれば、意見した人の気持ちも収まります。

また別の機会で話し合うことを了承してもらい、ミーティングをもつことも可能です。

図解の方法についても沢山の本がありますので、読んでみてください。
私が読んだ本はもう絶版のようですが、この本が比較的わかりやすいと思います。

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演説をする人を止めて、要点を引き出す

時々演説を始める人がいます。

ほぼ99%時間の無駄なので、できるだけ止めます。

でも、ないがしろにしてはいけません。

演説を始めるということは、その人なりに考えていたことがあるのです。

ここから良いアイデアが出てきたりしますので、逆に話を引っ張り出しましょう。

質問をしたり誘導したりして、要点を聞き出します。

これをホワイトボードにリストアップしていきます。

こうすることで他の人は、その意見を評価出来るようになり、議論が建設的になります。

論理的手法ですすめ、最終判断をまかせる

決定事項は最終的に多数決で決めるか、リーダーに当たる人が最終判断をするかになります。

ですがそれまでは、論理的手法を使って論点をすべて洗い出すようにします。

私は KT法を使いますが、他の方法でも構いません。KJ法、TOCなど、いろいろあります。

これがそのファシリテーターとしてのスタイルになります。

論理的にすすめ、最終的判断はまかせる

です。

議事録

議事録のフォーマットはなんでもいいですが、基本的には下記の事項が書いてあればいいでしょう。

議事録の役割は「あとで、どういう会議だったかを参照できる」ことだとおもいます。

その役割が満たされれば問題ありません。

議事録のサンプル
  • 会議の日時
  • 参加者
  • ミーティングの目的
  • 議論の内容・項目
  • 決定事項
  • 残留事項

ただ、議事録のフォーマットにこだわる会社であれば、それに沿って書いていけばいいでしょう。

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リモート会議について

オンラインでのミーティングは最近増えてきているようですが、「リモート(オンライン)では会議にならない」という意見をよく見かけます。

でもよく見てみると、やり方がまずいだけに見えます。

私個人はこの20年、ミーティングはほぼ全部リモートでやってますが不便は感じません。

半端なリモートは逆に分かりづらい

「メンバーの半分は会議室に集まって、一部はリモート」というスタイルを見かけます。

または「拠点2か所にそれぞれ会議室に集まって、電話会議」も見かけます。

これでは資料も見づらいし、マイクが遠くて声が届かないことが多く、議論に集中できません。

実は、全員リモート(もしくは電話)のほうが議論に集中出来るのです。

私は昔、客先から部内会議に参加していたことがあります。

客先では話せませんので外に出て、川沿いを歩きながら電話で参加してました。

全員電話なので、話が聞こえないということは殆どありません。長いときは2時間やってました。

そんな感じで、今はどこでもミーティングができるのです。

効率がよいリモート会議とは

効率がよいリモート会議についてまとめます。

会議室は使わず、会議システムを利用して、全員電話もしくは PC

会議室は予約でいっぱいのことが多いですが、全員電話か PC なら会議室はいりません。

いつでもミーティングができます。

2,3人で5分くらい、というミーティングも気楽にできます。

決定がはやくなり、仕事の進みも速くなるでしょう。

画面共有機能で、パワポなどで議論内容を書きながら進行する

電話ではできませんが、会議システムには画面共有機能があります。

パワポやワード(テキストエディターでも可)で書いておけば、そのまま議事録にもなります。

このようにすれば、普通のミーティングと同じようにすすめることができます。

ファシリテーションの技術をできるだけ利用する

オンライン会議だからといってファシリテーションの技術が使えないわけではありません。

どんどん使っていきましょう。

まとめ:ファシリテーション

以上をまとめると、次のようになると思います。

  • ファシリテーションは円滑で生産的なミーティングとするためのスキルの集合です。
  • 活発な議論を呼び、意見の交通整理をするために、いろいろな技術を使います
  • とにかくメンバーに話をさせ、意見を整理してまとめるようにします
  • リモート会議では、できるだけ全員をリモートにする
  • リモート会議でもファシリテーション技術を使います。

参考文献

ファシリテーションの本は多数出版されていますが、個人的には堀さんの本がおすすめです。

「今すぐできる! ファシリテーション」は私が勉強した本です。

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下の2冊も堀さんの本です。当時はこれくらいしかなかった気がします。

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最後は図解についての本です。図解についても最近はいろいろな本がありますので、読んで勉強すると良いと思います。

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今回も最後まで読んでいただいてありがとうございます。

ではまた~。

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本業は外資系 IT エンジニアでお客様の問題解決を20年くらいやってます。趣味はロシア武術システマと投資をぼちぼち。

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