効率的な会議の進め方 – オンライン会議でも使えるファシリテーション技術のすすめ

ビジネスには会合や会議はつきものです。
私もコンサルティングをしていたときは、何度もお客様との会議を開催してました。

話すことが苦手なので、とにかくいろいろと試して自分なりのスタイルを確立していきました。
内勤になってからは回数は減りましたが、今でも会議を主催することはあります。

今回は会議を生産的なものにするためのファシリテーションの技術をご紹介します。

また、うちの会社は２０年くらい前からほとんどの会議がリモートです。
その経験からリモート会議でのファシリテーションについてもご紹介します。

ファシリテーションとはなにか

他の人と話し合い、ときにはサポートを受けながら、組織全体での結果を出すことが必要になってきます。

そんなとき効率的な会議やミーティングのスキルが必要になってくるのです。

そのためのスキルがファシリテーションです。

ファシリテーションについてはたくさんの書籍が出てますので、手にとって読んでみてください。

私は下の堀さんの本を読んで勉強しました。おすすめです。

ファシリテーションのやり方

ファシリテーションはいろいろな技術の集合です。

なので人それぞれ、やり方が違います。

私もいろいろな本を読んだり情報を集めたりしているうちに出来るようになった感があります。

なので、一通りの流れの中で説明していこうと思います。

事前にやること

ミーティング開催が決まったら、事前にやることがあります。

大体以下の通りのことをやると思います。

これらについては普通はやっていることだと思いますので、特別なことはありません。

強いて言えば「参加者は必ずステークホルダーを呼ぶこと」でしょうか。

ステークホルダーというのは「その会議の決定事項に影響を受ける人」です。
例えば仕事内容が変わったり、仕事仲間が変わったり、する人を指します。

ミーティング中

アイスブレイクしてエンジンを温める

私はあまりないのですが、「初対面だと話せない」という人は多いと思います。

あなたが議事進行で、参加者があまり話さない人たちというミーティングを想像してみてください。

前半は発言がなく後半になってから急に議論して時間が足りなくなってしまった！

ということはよくあると思います。

最初からその調子で議論していれば、と思うことでしょう。対策として、

ミーティングの前の時間があるときに少し会話をする

ようにします。

すると場が和み、発言しやすい雰囲気になります。

天気の話題でも何でも構わないので、とにかく少し会話するようにしましょう。

こういう技術を「アイスブレイク」と呼びます。

ミーティングの開始時間になったら

ミーティングの目的を宣言する

ミーティングが始まったら、まず最初に

「このミーティングで何を決めるのか」、「このミーティングの目的はなにか」

を宣言し、ホワイトボードに書いておきます。
（書くものがない場合は、宣言するだけでも構いません。）

これをすることで、

最初から建設的な討論をするためには必須です。必ずやりましょう。

ミーティングの目的ですが、大体以下のようなタイプになると思います。

• 状況の確認
• 方針の決定・徹底
• アイデア出し

例えば通常国会は「予算案を評価して通すか通さないかを決める」という目的があります。予算が出ないと政府の機能が停止しますので、大事な役割を果たしています。

開始時間を守り、会議も短く終わらせる

ホワイトボードに書きながらすすめると、発言が多くなる

これをやることで会議メンバーがリアルタイムで情報を共有できるようになります。

これは本当に大事なことです。つぎのような利点があります。

ホワイトボードに図解しながら、もしくはパワポやワードでタイプしながら進行します。
（パワポやワードだとコピペで議事録が作成できます。）

今は電話会議システムで PC の画面共有ができますので、そこに書きながら進めていけますね。

図解の方法についても沢山の本がありますので、読んでみてください。
私が読んだ本はもう絶版のようですが、この本が比較的わかりやすいと思います。

演説をする人を止めて、要点を引き出す

質問をしたり誘導したりして、要点を聞き出します。

これをホワイトボードにリストアップしていきます。

こうすることで他の人は、その意見を評価出来るようになり、議論が建設的になります。

論理的手法ですすめ、最終判断をまかせる

決定事項は最終的に多数決で決めるか、リーダーに当たる人が最終判断をするかになります。

ですがそれまでは、論理的手法を使って論点をすべて洗い出すようにします。

私は KT法を使いますが、他の方法でも構いません。KJ法、TOCなど、いろいろあります。

これがそのファシリテーターとしてのスタイルになります。

論理的にすすめ、最終的判断はまかせる

です。

議事録

議事録のフォーマットはなんでもいいですが、基本的には下記の事項が書いてあればいいでしょう。

議事録の役割は「あとで、どういう会議だったかを参照できる」ことだとおもいます。

その役割が満たされれば問題ありません。

ただ、議事録のフォーマットにこだわる会社であれば、それに沿って書いていけばいいでしょう。

リモート会議について

オンラインでのミーティングは最近増えてきているようですが、「リモート（オンライン）では会議にならない」という意見をよく見かけます。

でもよく見てみると、やり方がまずいだけに見えます。

私個人はこの２０年、ミーティングはほぼ全部リモートでやってますが不便は感じません。

半端なリモートは逆に分かりづらい

「メンバーの半分は会議室に集まって、一部はリモート」というスタイルを見かけます。

または「拠点２か所にそれぞれ会議室に集まって、電話会議」も見かけます。

これでは資料も見づらいし、マイクが遠くて声が届かないことが多く、議論に集中できません。

実は、全員リモート（もしくは電話）のほうが議論に集中出来るのです。

効率がよいリモート会議とは

効率がよいリモート会議についてまとめます。

会議室は使わず、会議システムを利用して、全員電話もしくは PC

会議室は予約でいっぱいのことが多いですが、全員電話か PC なら会議室はいりません。

いつでもミーティングができます。

２，３人で５分くらい、というミーティングも気楽にできます。

決定がはやくなり、仕事の進みも速くなるでしょう。

画面共有機能で、パワポなどで議論内容を書きながら進行する

電話ではできませんが、会議システムには画面共有機能があります。

パワポやワード（テキストエディターでも可）で書いておけば、そのまま議事録にもなります。

このようにすれば、普通のミーティングと同じようにすすめることができます。

ファシリテーションの技術をできるだけ利用する

オンライン会議だからといってファシリテーションの技術が使えないわけではありません。

どんどん使っていきましょう。

まとめ：ファシリテーション

以上をまとめると、次のようになると思います。

• ファシリテーションは円滑で生産的なミーティングとするためのスキルの集合です。
• 活発な議論を呼び、意見の交通整理をするために、いろいろな技術を使います
• とにかくメンバーに話をさせ、意見を整理してまとめるようにします
• リモート会議では、できるだけ全員をリモートにする
• リモート会議でもファシリテーション技術を使います。

参考文献

ファシリテーションの本は多数出版されていますが、個人的には堀さんの本がおすすめです。

「今すぐできる！ ファシリテーション」は私が勉強した本です。

下の２冊も堀さんの本です。当時はこれくらいしかなかった気がします。

最後は図解についての本です。図解についても最近はいろいろな本がありますので、読んで勉強すると良いと思います。

今回も最後まで読んでいただいてありがとうございます。

ではまた～。