KT法には未来に起こりえる事象に対するアクションを考える思考プロセスがあります。
リスクには潜在的問題分析 (PPA, Potential Problem Analysis) 、チャンスには潜在的機会分析 (POA, Potential Opportunity Analysis) です。
リスクとチャンスの違いはあれど、やり方は同じです。
KT法とは
KT法についての説明については、下の記事を参照してください。
Wikipedia もあります。
KT本社のサイトもどうぞ。誰でも知っている大企業が KT法を採用しています。（ KT本社のサイト)
潜在的問題分析 (PPA, Potential Problem Analysis) と潜在的機会分析 (POA, Potential Opportunity Analysis)
起こりえることについての行動を決めるプロセス
よく勘違いされるのですが、未来予測をするわけではありません。
今後のことについて、どう行動するかをあらかじめ決めておくことが目的です。
たとえばなにか催し物を企画しているとき、いろいろなトラブルを想定できますね。
- 天候・・・雨天のときはどうするか、気温や湿度はどうか
- プログラム・・・主催者が来れなかった場合はどうするか
- 施設・・・参加人数にたいして十分な広さがあるか
- 混乱・・・参加者が目的の場所がわからなくなることはないか？
- etc…
こういうことに対しての対策を立てるための思考プロセスです。
これは経験・知識以上のものを出すものではなく、
当事者や協力者ののそれまでの経験・知識を最大限に引き出すための技法です。
よくわからない分野においては、必要に応じて適切なパートナーの参加をおねがいする必要があるでしょう。
リスクを回避し、チャンスを最大限にいかす
未来には起こって良いこと、悪いことの２種類あります。
- 悪いこと：リスク
- 良いこと：チャンス
悪いことはリスクであり、リスクには潜在的問題分析 (PPA, Potential Problem Analysis) の思考プロセスを使います。
起こっていいことはチャンスであり、チャンスには潜在的機会分析 (POA, Potential Opportunity Analysis ) を使います。
やり方は両方とも同じなので、PPA をおぼえれば、POA も使えるよゔになります。
POA のほうがボジティブで楽しいのですが、なぜか PPA の方を先にお勉強することになっているので、この記事でもそのようにします。
潜在的問題分析 (PPA, Potential Problem Analysis)
目的は反応的な行動を防ぐこと
感情で動くと失敗するという経験は誰にでもあると思います。
あらかじめ予想を立てて対策を考えておいたほうが、いざというとき正しく動けます。
PPA / POA にはそういう目的があります。
リスクアセスメントについて
リスクと信じること
昔、次のように言われたことがあります。
あなたは人を信じていないのですか？
失敗する可能性を考えるのは、その人に失礼です。
こういう考えの方もいらっしゃるのですが、自然災害や人知が及ばないようなトラブルはいくらでもあるわけです。
できないことはしょうがないですが、出来ることは自分でするようにしたいものです。
PPA の手順
さて、その手順ですが以下のとおりです。
- 潜在する問題をリストする (Identify Potential Problems)
- 原因となり得るものをリストする (Identify Likely Causes)
- 原因となり得るものについて対策を実行する (Take Preventive Action)
- 発生したときのアクションプランとその発動条件を設定する (Plan Contingent Action and Set Triggers)
具体的に見ていこうと思います。（クリックすると開きます）
1-1. タスク（アクション）を書く
最初に対策を立てる対象のタスク（アクション）を書きます。例えば、
- 生産工場の閉鎖
- お客様を招いての製品発表会
- 懇談会の企画
- 国際的な競技大会の開催
- ハイキング
ここでは凡例として
親戚を集めて、お墓参りの後に、食事会をする
というタスクにします。
1-2. 潜在的問題をリストする
どういう問題が発生する可能性があるのか、考えられることを全てリストアップしていきます。
今回は以下のようになりました。マインドマップである程度、具体的になるまで掘り下げるのがよいでしょう。
ポイントは足が悪い母がいるところで、その点を考慮する必要があります。
次にそれぞれの潜在的問題について、その原因はなにかをリストアップしていきます。
天気はおいといて、予定が変更になりそうな人をリストアップします。またレストランの予約に間に合わないのは、
- 電車の遅れ、
- お墓を出発する時間が遅くなる、
- 道が混んでいる、
などが考えられます。
できるだけゼロベース（思い込みをなくし、なんでも起こりえると考える）で考えます。
リストアップした考えられる原因について、事前にやっておける対策を取ります。
- 雨天の場合を考え、母は車で移動、傘はさせないので合羽なども考えます。
ひどいときはキャンセルの可能性があるので、判断する人を決めます。 - 予定が変更になりそうな人には直ぐに連絡がつくようにします。
レストランの予約についても変更が出来るプランにします。 - 出発時間は少し余裕を持つようにします。
また母は車ですが、電車の人もいるので、先についたらレストランに移動してもらうようにします。
4-1. なるべく影響が少なくなるプランを用意する
１でリストした問題が発生してしまった場合のアクションプランを立てます。「コンティンジェンシープラン (Contingency Plan)」と呼ばれます。
- 雨天がひどいときはお墓参りをキャンセル、食事会だけにします。
- 人数が変更になったら連絡してもらい、必要な場合はレストランに連絡します。
- 出発が遅くなってしまった場合はレストランに連絡します。
- 電車が遅れる、道が混んでて間に合いそうもないときは、お互いに連絡し、必要なときはレストランに連絡します。
4-2. プランの発動条件を決める
上記のアクションプランを、なにを合図に発動するのかを決めます。
- 天気の判断は朝６時におこなう。
- 人数変更がわかった時点で連絡する
- 出発時間が予約時間の１時間前になったら連絡する
- 電車の遅れ、道の遅れがわかった時点で連絡する。
ここまで決めたら、後はお墓参りの日を楽しみに待つだけです。
以上が潜在的問題分析 (PPA, Potential Problem Analysis ) になります。
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潜在的機会分析 (POA, Potential Opportunity Analysis )
PPA (潜在的問題分析) は悪いことが起こった場合を想定した分析でしたが、POA (潜在的機会分析) は良いことが起こった場合を想定した分析です。
ビジネスプランをアクション面から具体化したもの、と考えることができますね。
POA の手順
POA の場合も、やることは同じです。
- 潜在する機会をリストする Identify Potential Opportunities
- アクションを書いて、潜在する機会をリストする
- PPA の潜在する「問題」→ 「機会」に
- 原因となり得るものをリストする Identify Likely Causes
- 機会が発生する原因となり得るものをリストする
- PPA でもおなじ
- 結果をより大きくするための手段を実行する Take Promoting Action
- 最大限の効果が得られるように出来ることをする
- PPA では、そのときに取れる「事前の対策の実行」→ 「手段の実行」
- 発生したときの資金供給プランとその発動条件を設定する Plan Capitalizing Acton and Set Triggers
- 機会到来時にできるアクションをプランする
- PPA では発生したときの「アクションプラン」→ 「資金鏡供給プラン」
- プランの発動条件を設定する
- PPA でもおなじ
- 機会到来時にできるアクションをプランする
チャンスをつかみ、効果を最大限に拡大するためのプランです。
ビジネスプランに近いものがあり、潜在的問題分析 (PPA) よりポジティブで、考えるのが楽しいですね。
プランは定期的にアップデートする
なるべく定期的にプランを更新するようにします。目安としては、一年ごとに見直すようにします。
プランを作成してから時間がたてば、条件や出来ることは変わってしまい、プランが上手く動作しないことがあるからです。
たとえば自然災害、ビジネスチャンス等の場合は予定は立ちませんので、そういう危険があります。
タスク実行の予定日が決まっている場合は一度分析をすれば問題ありません。
まとめ
- PPA / POA は、起こりえることに対しての行動を決める
- 発生する可能性のある問題（もしくは効果）をリストして、事前のアクションを取る
- 発生したときの問題の最小化 （もしくは効果の最大化）をするアクションを事前に決めておく
- 発生したときのプランを実行の発動条件を事前に決めておく
参考文献
The New Rational Manager の日本語訳になります。
